Im Rahmen der gemeinsamen Datenstrategie gestalten die Städte Offenbach und Gießen entschlossen den Wandel hin zu einer modernen, datenorientierten Verwaltung. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Dateninventur. Unter Dateninventur versteht man die systematische Erfassung, Kategorisierung und Dokumentation vorhandener Datensätze innerhalb einer Kommune oder Organisation. Ihr Ziel ist es, einen Überblick über verfügbare Daten zu erhalten und sie für eine gezielte Nutzung – intern oder auch als Open Data – bereitzustellen. Eine Dateninventur kann darüber hinaus Aufschluss über die Relevanz vorhandener Datenmengen und ihrer Qualität geben und einen gezielten und strategischen Umgang mit Daten unterstützen. So bildet eine Dateninventur den Ausgangspunkt für ein nachhaltiges und transparentes Datenmanagement.

Offenbach: Strategischer Top-down-Start mit klarer Verankerung

In Offenbach fiel der Startschuss für die Dateninventur per Magistratsbeschluss – ein bewusster Schritt, um politischen Rückhalt und strategische Priorität sicherzustellen. Dieser Top-down-Ansatz folgt den Leitprinzipien der interkommunalen Datenstrategie, die eine zentrale organisatorische Verortung und ein strukturiertes Vorgehen im Datenmanagement betont.

Die operative Verantwortung liegt beim Datenmanagement-Büro, ein Zusammenschluss aus Stadtverwaltung und Stadtwerken. Das Team nimmt aktiv Kontakt mit allen Fachämtern und Bereichen der Stadtgesellschaft auf, um vorhandene Datensätze zu erfassen und ihre Metadaten systematisch zu dokumentieren. Grundlage dafür ist ein standardisiertes Erhebungsformular.

Alle gesammelten Informationen fließen anschließend in den Metadatenkatalog – das zentrale Werkzeug für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und effiziente Verwaltung der Datenbestände. Nach seiner Fertigstellung soll der Katalog allen Mitarbeitenden zur Verfügung stehen und so den souveränen Umgang mit Daten im Arbeitsalltag unterstützen – ganz im Sinne der Strategieempfehlung, den Metadatenkatalog frühzeitig als „Schlüssel zur Datensouveränität“ einzusetzen.

Gießen: Datenmanagement mit Praxisbezug

Die Stadt Gießen setzt bei ihrer Dateninventur auf praxisnahe Unterstützung durch die Datenexpert*innen von DKSR. Gemeinsam wurde ein generalisiertes Vorgehensmodell entwickelt, das zunächst in einem ausgewählten Amt pilotiert wird, grundsätzlich aber auf weitere Bereiche der Stadtverwaltung übertragbar ist. So bleibt das Modell flexibel genug, um je nach organisatorischem Kontext unterschiedliche Einstiegspunkte für die jeweilige amtsbezogene Dateninventur zu ermöglichen.

Als Pilotbereich wurde das Vermessungsamt gewählt, da das Amt eine der zentralen Datendrehscheiben der Gießener Verwaltung darstellt. Der Vorteil liegt auf der Hand: Hier laufen zahlreiche, sehr unterschiedliche Datensätze zusammen, insbesondere gut weiternutzbare Geo- und Umweltdaten, die perspektivisch auch als Open Data bereitgestellt werden können. Gleichzeitig macht gerade diese Fülle deutlich, wie herausfordernd es sein kann, einen strukturierten Anfang zu finden.

Um diese Einstiegshürde zu überwinden, hat sich Gießen im Rahmen der Pilotierung bewusst für einen anwendungsorientierten Ansatz entschieden, bei dem ein konkreter Use-Case als Ausgangspunkt dienen soll, um Bedarfe sichtbar zu machen, Prioritäten zu setzen und damit die Richtung für das weitere Datenmanagement abzuleiten. Dieser Fokus auf praktische Anwendungen folgt einem zentralen Prinzip der interkommunalen Strategie: „die Bedeutung von Daten anhand konkreter Verwaltungsanwendungen erlebbar zu machen“.

Denn im Kern gilt, dass eine Dateninventur keinen Selbstzweck hat. Sie soll die Qualität, Zugänglichkeit und Nutzbarkeit der Daten verbessern und so echten Mehrwert schaffen, sei es für die Verwaltung selbst, für Mitarbeitende oder für Bürger*innen. Gleichzeitig liefert die Pilotierung im Vermessungsamt ein überzeugendes Argument, warum sich der Einstieg in eine Dateninventur lohnt, denn aus dieser Dateninventur ein neues brauchbares Produkt entstehen und die Grundlage dafür gefestigt werde, Daten systematisch und bedarfsorientiert zu nutzen.

Erste Erfahrungen – und zwei Empfehlungen für andere Kommunen

Sowohl in Offenbach als auch in Gießen haben inzwischen erste Bereiche ihre Inventuren abgeschlossen, weitere folgen laufend. Die bisherigen Arbeiten zeigen deutlich, wie wertvoll dieser Schritt für eine moderne Verwaltungsorganisation ist. Aus den Erfahrungen beider Städte lassen sich zwei zentrale Erkenntnisse ableiten, die insbesondere anderen Kommunen beim Einstieg helfen können:

1. Ein klar strukturierter Prozess erleichtert die Zusammenarbeit in der Verwaltung.
   Die Erfahrungen aus Offenbach verdeutlichen, wie hilfreich eine verbindliche organisatorische Verankerung und einheitliche Erhebungsinstrumente sind. Sie schaffen Transparenz, reduzieren Unsicherheiten und erleichtern es den Mitarbeitenden, ihre eigenen Datenbestände einzuordnen. Kommunen profitieren davon, frühzeitig klare Verantwortlichkeiten zu definieren und standardisierte Werkzeuge bereitzustellen.
2. Praxisnahe Anwendungsfälle senken die Einstiegshürde und erhöhen die Motivation.
   Die Pilotierung in Gießen zeigt, dass konkrete Use-Cases ein wirksamer Motor für die Mitarbeit der Ämter sind. Wenn sichtbar wird, wie Daten in der Verwaltung tatsächlich genutzt werden können – etwa für effizientere Abläufe oder bessere Services – steigt die Bereitschaft, eigene Daten systematisch zu erfassen und zu reflektieren. Kommunen, die den Einstieg suchen, können daher mit einem klar abgegrenzten Use-Case schnell Orientierung schaffen und früh Nutzen sichtbar machen.

Diese Lernerfahrungen machen deutlich, wie wirksam die geförderte Zusammenarbeit der beiden Städte ist: Die entwickelten Vorgehensweisen und Erkenntnisse sind nicht nur lokal wertvoll, sondern auch für andere Kommunen anschlussfähig, die ihre Verwaltung ebenfalls datenorientiert weiterentwickeln möchten.

Gemeinsames Ziel: Daten als Rückgrat moderner Verwaltung

Trotz unterschiedlicher methodischer Schwerpunkte verfolgen beide Städte dasselbe Ziel: eine strukturierte, transparente und kollaborative Datenlandschaft, die bessere Entscheidungen, effizientere Abläufe und innovative Bürgerservices ermöglicht. Die Dateninventur bildet dafür den ersten und zugleich verbindenden Schritt – das Fundament ihres interkommunalen Weges hin zu einer datenbasierten Verwaltung.

Downloads:
Muster Metadatenblatt Offenbach, Muster Metadatenblatt Gießen